Manuale per il personale MedPool
Avvio ed esercizio quotidiano: dati di base, abbinamento, approvazioni, contratti e fatturazione.
1. Avvio: primo account e ulteriori utenti
Il primo account del personale nasce dallo script di inizializzazione (ADMIN_EMAIL/ADMIN_PASSWORD). Tutti gli altri si creano sotto «Utenti».
Gli account del personale vedono e possono fare tutto. Cliniche, candidati/e e recruiter vedono esclusivamente il proprio portale — l'applicazione lo verifica due volte: alla chiamata della pagina e nuovamente in ogni singola azione.
2. Creare i dati di base
Le specializzazioni sono la base dell'abbinamento: i medici scelgono tra i titoli federali di specialista, le altre professioni tra le specializzazioni generali. Gli approfondimenti dipendono dalla rispettiva specializzazione.
Le cliniche si registrano singolarmente o tramite importazione CSV. L'importazione accetta le intestazioni delle colonne e i valori in chiaro in tutte e quattro le lingue; un file di esempio è disponibile nella pagina di importazione.
3. Registrare i candidati/e
Anche i candidati/e possono essere creati singolarmente o importati. Senza curriculum vitae e (a seconda della professione) prova dell'autorizzazione lo stato resta «In sospeso» — l'abbinamento non propone allora la persona.
Se in seguito qualcuno si registra autonomamente con lo stesso indirizzo e-mail, l'applicazione riprende il profilo esistente invece di creare un duplicato. Ne viene informato.
4. Posizioni vacanti e abbinamento automatico
L'abbinamento parte al momento del salvataggio di una posizione vacante: specializzazione, regione, disponibilità e disponibilità secondo l'urgenza devono corrispondere, così come un eventuale approfondimento richiesto.
Per ogni corrispondenza nasce un incarico con stato «In sospeso». Il candidato/a e la clinica vengono informati automaticamente.
Una proposta in sospeso blocca il candidato/a per posizioni che si sovrappongono nel tempo. Se qualcuno non risponde mai, reimposti l'incarico manualmente sotto «Incarichi» — altrimenti la persona resta vincolata.
5. Processo di approvazione
Un incarico attraversa tre fasi. In ognuna può anche essere rifiutato.
- In sospeso: il candidato/a è stato interpellato e non ha ancora risposto.
- Candidato/a ha accettato: ora tocca alla clinica confermare nel portale.
- Confermato: da qui subentra lei — redigere e inviare il contratto e in seguito fatturare.
6. Richieste di ripresa di cliniche
Se qualcuno si registra per una clinica già registrata ma non ancora rivendicata, la richiesta compare sotto «Cliniche» → «Richieste di ripresa».
Con l'approvazione l'account ottiene l'accesso al profilo della clinica. Con il rifiuto l'accesso creato viene eliminato e la persona ne viene informata. Entrambe le azioni sono possibili anche per più richieste contemporaneamente.
7. Recruiter e provvigioni
I recruiter appena registrati attendono la sua approvazione sotto «Recruiter». Solo dopo il loro link di referral ha effetto.
Sotto «Finanze e payroll» vede per ogni recruiter aliquota, modalità di fatturazione e importi aperti, i versamenti payroll aperti per mese e ogni singola provvigione. Lì contrassegna le provvigioni come versate.
8. Contratti e fatture
Nella pagina di modifica di un incarico registra dapprima una tariffa giornaliera o un salario orario — senza uno dei due non è possibile generare né il contratto né la fatturazione.
I medici ricevono un contratto d'incarico (rapporto di mandato, fatturazione tramite l'azienda partner), gli infermieri/e un contratto individuale di lavoro a tempo determinato tra la clinica e la persona. Per le scienze della vita la generazione automatica del contratto non esiste ancora.
La fatturazione avviene per periodi. L'aliquota dell'onorario e la provvigione del recruiter vengono fissate al momento della registrazione e non cambiano più retroattivamente.
9. Lingue
La piattaforma è disponibile in tedesco, inglese, francese e italiano. Il tedesco funziona senza prefisso, le altre sotto /en, /fr e /it.
Le e-mail a cliniche, candidati/e e recruiter partono nella loro lingua: viene memorizzata la lingua scelta al momento della registrazione o del cambio di lingua; in mancanza di un'indicazione la deduciamo dalla regione (Svizzera romanda → francese, Ticino → italiano) e altrimenti tedesco.
Le comunicazioni interne alla casella di posta di MedPool restano volutamente sempre in tedesco, affinché lì non arrivino quattro lingue mescolate. Fanno inoltre fede le versioni tedesche dei testi giuridici e dei contratti generati.
10. Che cosa avviene automaticamente ogni giorno
Due esecuzioni automatiche al giorno le risparmiano di dover sollecitare:
- 06:00 — promemoria ai candidati/e la cui autorizzazione sta per scadere o è scaduta (una volta per data di scadenza).
- 07:00 — promemoria sulle proposte di incarico senza risposta, al candidato/a e a lei.