Manuel pour le personnel MedPool

1. Mise en route : premier compte et autres utilisateurs

Le premier compte du personnel est créé par le script de démarrage (ADMIN_EMAIL/ADMIN_PASSWORD). Tous les suivants se créent sous « Utilisateurs ».

Les comptes du personnel voient et peuvent tout faire. Les cliniques, les personnes candidates et les recruteurs ne voient que leur propre portail — l'application le vérifie deux fois : une fois à l'appel de la page et à nouveau dans chaque action.

2. Créer les données de base

Les spécialités sont la base de la mise en relation : les médecins choisissent parmi les titres fédéraux de spécialiste, les autres professions parmi les spécialités générales. Les formations approfondies dépendent de la spécialité concernée.

Vous saisissez les cliniques une à une ou par import CSV. L'import accepte les en-têtes de colonnes et les valeurs en clair dans les quatre langues ; un fichier d'exemple est disponible sur la page d'import.

3. Saisir les candidat·es

Les personnes candidates peuvent également être créées une à une ou importées. Sans CV et (selon la profession) justificatif d'autorisation, le statut reste « En attente » — la mise en relation ne propose alors pas la personne.

Si quelqu'un s'inscrit plus tard avec la même adresse e-mail, l'application reprend le profil existant au lieu de créer un doublon. Vous en êtes informé·e.

4. Postes vacants et mise en relation automatique

La mise en relation s'exécute dès l'enregistrement d'un poste vacant : spécialité, région, disponibilité et disponibilité selon l'urgence doivent correspondre, de même qu'une éventuelle formation approfondie exigée.

Chaque correspondance crée une mission au statut « En attente ». La personne candidate et la clinique sont informées automatiquement.

Une proposition en attente bloque la personne pour les postes qui se chevauchent dans le temps. Si quelqu'un ne répond jamais, réinitialisez la mission manuellement sous « Missions » — sinon la personne reste immobilisée.

5. Processus de validation

Une mission passe par trois étapes. À chacune d'elles, elle peut aussi être refusée.

• En attente : la personne candidate a été sollicitée et n'a pas encore répondu.
• Candidat·e a accepté : c'est maintenant à la clinique de confirmer dans le portail.
• Confirmé : à partir de là, vous prenez le relais — établir et envoyer le contrat, puis facturer.

6. Demandes de reprise de cliniques

Si quelqu'un s'inscrit pour une clinique déjà enregistrée mais non revendiquée, la demande apparaît sous « Cliniques » → « Demandes de reprise ».

En cas d'approbation, le compte obtient l'accès au profil de la clinique. En cas de refus, l'accès créé est supprimé et la personne en est informée. Les deux actions sont aussi possibles pour plusieurs demandes à la fois.

7. Recruteurs et commissions

Les recruteurs nouvellement inscrits attendent votre validation sous « Recruteurs ». Ce n'est qu'ensuite que leur lien de parrainage prend effet.

Sous « Finances et payroll », vous voyez pour chaque recruteur le taux, le mode de facturation et les montants ouverts, les versements payroll ouverts par mois, ainsi que chaque commission individuelle. C'est là que vous marquez les commissions comme versées.

8. Contrats et factures

Sur la page d'édition d'une mission, vous saisissez d'abord un tarif journalier ou un salaire horaire — sans l'un des deux, ni le contrat ni la facturation ne peuvent être générés.

Les médecins reçoivent un contrat de mission (rapport de mandat, facturation via l'entreprise partenaire), le personnel soignant un contrat de travail individuel de durée déterminée entre la clinique et la personne. Pour les sciences de la vie, la génération automatique de contrat n'existe pas encore.

La facturation se fait par période. Le taux des honoraires et la commission du recruteur sont fixés lors de la saisie et ne changent plus rétroactivement.

9. Langues

La plateforme existe en allemand, anglais, français et italien. L'allemand fonctionne sans préfixe, les autres sous /en, /fr et /it.

Les e-mails aux cliniques, aux personnes candidates et aux recruteurs partent dans leur langue : la langue choisie lors de l'inscription ou du changement de langue est enregistrée ; en l'absence d'indication, nous la déduisons de la région (Suisse romande → français, Tessin → italien), et sinon l'allemand.

Les messages internes vers la boîte aux lettres de MedPool restent délibérément en allemand, afin d'éviter un mélange de quatre langues. Les versions allemandes des textes juridiques et des contrats générés font en outre foi.

10. Ce qui tourne automatiquement chaque jour

Deux exécutions automatiques par jour vous évitent d'avoir à relancer :

• 06h00 — rappel aux personnes candidates dont l'autorisation arrive à échéance ou a expiré (une fois par date d'échéance).
• 07h00 — rappel concernant les propositions de mission sans réponse, à la personne candidate et à vous.