Manuel pour les cliniques
Comment utiliser MedPool pour pourvoir vos postes ouverts — de l'inscription jusqu'à la facture.
1. S'inscrire et se connecter
Inscrivez-vous sous « Pour les cliniques ». Vous aurez besoin du nom de la clinique, de la région, de l'adresse et de la localité, d'une personne responsable avec son e-mail de contact, ainsi que d'un e-mail de connexion avec mot de passe.
Si votre clinique est déjà enregistrée chez nous (par exemple parce que nous avons déjà été en contact), une demande de reprise apparaît à la place de l'inscription. Notre personnel la vérifie manuellement, puis débloque votre compte.
Après l'inscription, vous recevez un e-mail de confirmation. Merci de confirmer votre adresse — jusque-là, une mention apparaît dans le portail.
2. Compléter le profil
Sous « Mon profil », vous complétez l'adresse, la localité, la personne de contact avec sa fonction et le téléphone. L'e-mail de contact est important : c'est là qu'arrivent toutes les notifications concernant les correspondances, les acceptations, les contrats et les factures.
3. Saisir un poste vacant
Sous « Mes postes vacants » → « Nouveau poste vacant », vous saisissez un poste ouvert. La spécialité, la date de début et le degré d'urgence sont obligatoires.
Le numéro du poste vacant (p. ex. K0012-V0034) est attribué automatiquement lors de l'enregistrement. Il figure dans tous les e-mails et sert de référence unique en cas de questions.
- Planifié : remplacement normal avec un délai de préparation.
- À court terme : besoin dans les prochaines semaines.
- Urgence : besoin immédiat. Ne sont proposées que les personnes candidates qui se sont expressément déclarées disponibles pour les urgences.
- Facultatif : une formation approfondie exigée. Si elle est définie, nous ne proposons que les personnes qui en disposent.
4. Ce qui se passe ensuite automatiquement
Dès que le poste vacant est enregistré, MedPool le compare en temps réel avec toutes les personnes candidates actives et entièrement enregistrées : spécialité, région, disponibilité et disponibilité selon l'urgence doivent correspondre.
Les personnes correspondantes reçoivent aussitôt une demande anonymisée par e-mail, avec un lien pour accepter et un lien pour refuser. Vous recevez en parallèle une annonce de correspondance — sans nom, car le nom n'apparaît que dans le dossier.
5. Ouvrir le dossier de la personne candidate
Sous « Mes postes vacants » → « Candidat·es trouvé·es », vous voyez toutes les propositions pour un poste avec spécialité, formations approfondies, région, disponibilité et statut d'autorisation.
À la première ouverture d'un dossier, nous vous rappelons nos CGV. En cliquant sur « Suivant », vous confirmez la mention ; vous voyez ensuite le nom, les coordonnées, le CV et le justificatif d'autorisation. Cette confirmation est journalisée avec la date, l'heure et votre identifiant.
Important : si un contrat de travail ou de mission est conclu avec cette personne — directement, ultérieurement ou pour un autre poste — les honoraires sont dus à MedPool (CGV chiffres 3 et 4).
6. Confirmer l'acceptation
Lorsqu'une personne candidate accepte, vous recevez un e-mail et voyez la mission sous « Confirmer les acceptations ». Seule votre confirmation rend la mission contraignante.
Vous pouvez aussi refuser ici — notre personnel cherchera alors une alternative. Tant que vous n'avez pas décidé, la personne reste bloquée pour les postes qui se chevauchent dans le temps.
7. Contrat et facture
Après votre confirmation, notre personnel établit le contrat de mission et vous l'envoie sous forme de document Word à signer. La personne candidate reçoit ensuite la version signée.
La facturation se fait par période, sur la base des heures ou des jours annoncés. Les honoraires de placement s'élèvent à 20, 22 ou 25 % selon le revenu annuel extrapolé (voir CGV chiffre 2), payables dans un délai de 10 jours.
8. Langue, notes et compte
En haut à droite, vous passez de l'allemand à l'anglais, au français ou à l'italien. Votre choix vaut aussi pour les e-mails automatiques adressés à votre clinique.
Sous « Mes notes », vous tenez un bloc-notes privé — visible uniquement pour votre propre accès, et pas non plus pour MedPool.
La modification du mot de passe et la suppression du compte se trouvent via votre adresse e-mail en haut à droite.